Informativa sul trattamento dei dati personali dei partecipanti agli eventi formativi
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (“Codice privacy”). Ultimo aggiornamento: settembre 2026.
1. Titolare del trattamento
SISMED – Società Italiana Scienze Mediche ETS, Provider ECM Standard n. 3293, Viale Giulio Cesare 71, 00192 Roma.
Email: [email protected] – PEC: [email protected]
2. Dati trattati
- dati anagrafici e codice fiscale (nome, cognome, data e luogo di nascita);
- dati di contatto (email, cellulare, indirizzo di residenza);
- dati professionali (professione, disciplina, specializzazione, occupazione, ente di appartenenza, iscrizione all’Ordine);
- dati relativi alla partecipazione: presenze, test di apprendimento, questionari di qualità percepita, crediti e attestati;
- eventuale azienda sponsor che ha curato il tuo reclutamento;
- per docenti e relatori (faculty): curriculum vitae e dichiarazione sul conflitto di interessi;
- dati relativi a pagamenti e fatturazione, per gli eventi a pagamento.
Non chiediamo dati appartenenti a categorie particolari (art. 9 GDPR).
3. Finalità e basi giuridiche
- Gestione dell’iscrizione e della partecipazione: registrazione all’evento, organizzazione, assistenza ai partecipanti e alla faculty, comunicazioni di servizio sull’evento, rilascio degli attestati.
Base giuridica: esecuzione del contratto di partecipazione e di misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).
- Adempimenti del sistema ECM: rilevazione delle presenze, verifica dell’apprendimento e della qualità percepita, dichiarazioni sul conflitto di interessi e sul reclutamento da parte di sponsor, comunicazione dei partecipanti e dei crediti ad AGENAS e al COGEAPS, conservazione della documentazione per i controlli.
Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR), in base all’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 e alla disciplina nazionale ECM.
- Obblighi contabili e fiscali per gli eventi a pagamento.
Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
- Tutela dei diritti e sicurezza: accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria; prevenzione di abusi e sicurezza dei sistemi informatici.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).
- Comunicazioni promozionali: invio via email, SMS o posta di informazioni su eventi, corsi e iniziative formative organizzati da SISMED o da partner selezionati. I tuoi dati non vengono ceduti ai partner.
Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 130 Codice privacy), facoltativo.
- Indagini di gradimento facoltative, ulteriori rispetto al questionario ECM obbligatorio, sulla qualità dei servizi e delle attività di SISMED.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR). Puoi opporti in qualsiasi momento.
4. Natura del conferimento
Il conferimento dei dati per le finalità a), b) e c) è necessario: senza di essi non è possibile iscriverti all’evento né attribuirti i crediti ECM. Il consenso per la finalità e) è facoltativo: il rifiuto non ha alcuna conseguenza sull’iscrizione. Puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
5. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti informatici e cartacei, da personale autorizzato e con misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR). Non vengono prese decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati ai sensi dell’art. 22 GDPR.
6. Destinatari dei dati
- personale e collaboratori del Titolare e componenti del comitato scientifico e della segreteria dell’evento, autorizzati al trattamento;
- SISMED Servizi srl, società interamente partecipata dal Titolare, che gestisce la piattaforma gestionale e l’organizzazione operativa degli eventi per conto di SISMED ETS, nominata responsabile del trattamento (art. 28 GDPR);
- altri fornitori che trattano dati per conto del Titolare, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): servizi informatici, hosting, posta elettronica, sedi e servizi congressuali, consulenza amministrativa, contabile e fiscale;
- AGENAS, COGEAPS e le altre autorità previste dalla disciplina ECM, istituti bancari e servizi di pagamento, professionisti e autorità pubbliche quando previsto dalla legge, in qualità di titolari autonomi.
I dati non sono diffusi. Alle aziende sponsor non vengono comunicati i tuoi dati, salvo quanto strettamente necessario a documentare il reclutamento, se sei stato reclutato da uno sponsor. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta al Titolare.
7. Trasferimento extra UE
I dati sono conservati su server situati nell’Unione Europea. Alcuni fornitori di servizi informatici (es. posta elettronica) potrebbero trattare dati al di fuori dell’UE: in tal caso il trasferimento avviene solo in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 GDPR, es. EU-US Data Privacy Framework) o delle clausole contrattuali standard (art. 46 GDPR).
8. Periodo di conservazione
- Documentazione ECM (iscrizioni, presenze, test, questionari, dichiarazioni, attestati, sponsorizzazioni): almeno 5 anni dallo svolgimento dell’evento (Accordo Stato-Regioni 2 febbraio 2017).
- Dati contabili e fiscali: 10 anni dall’ultima registrazione (art. 2220 c.c.).
- Dati trattati per la finalità e): fino alla revoca del consenso.
Scaduti i termini, i dati vengono cancellati o resi anonimi.
9. I tuoi diritti
In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR:
- accesso ai tuoi dati e copia degli stessi;
- rettifica di dati inesatti o incompleti;
- cancellazione, nei casi previsti dall’art. 17 (salvo i dati che la disciplina ECM impone di conservare);
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati che hai fornito, per i trattamenti basati su contratto o consenso;
- opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, in ogni caso, all’invio di comunicazioni promozionali;
- revoca del consenso prestato, con la stessa facilità con cui lo hai dato.
Per esercitarli scrivi a [email protected] o via PEC a [email protected]. La richiesta è gratuita e riceverai risposta entro un mese (art. 12 GDPR). Puoi inoltre smettere di ricevere comunicazioni promozionali tramite il link presente in ogni email.
Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it (art. 77 GDPR).
